08 Sep L’analyse des Workflow au cœur du fonctionnement des entreprises

Il s’agit d’un ensemble de tâches progressives exécutées sur une base définie par l’utilisateur pour développer un processus métier. En outre, l’analyse des workflows est un ensemble de règles, de tâches et de données qui doivent être traitées pour atteindre un objectif métier particulier.

Il peut être déroutant de déterminer la différence entre un flux de travail et un processus. À première vue, ils semblent relativement similaires, mais il existe des différences conceptuelles. Comprendre ces différences est la clé pour une meilleure organisation de l’entreprise.

Par exemple, l’achèvement d’un processus métier peut prendre beaucoup de temps. Il existe de multiples redondances entre les processus et les différentes étapes, qui peuvent et doivent être éliminées. Inutile de dire qu’en fonction de la décision particulière, il ne peut y avoir aucune solution de contournement et le processus peut ne pas être suffisamment flexible pour s’adapter aux changements au sein de l’organisation. Le flux de travail indique au processus où aller. C’est là que le flux de travail prend tout son sens. En effet le flux de travail permet d’indiquer au processus où aller et permet d’optimiser les processus

En outre, le processus métier comprend toutes les étapes pertinentes effectuées par un groupe de parties prenantes pour atteindre un objectif particulier. Les participants peuvent être responsables de l’exécution de certaines étapes d’un processus métier, et être exclus d’autres. Toutes les étapes d’un processus n’ont pas à être exécutées par les mêmes personnes

Le workflow, quant à lui, est un ensemble de tâches. Étant donné que l’objectif est de terminer la tâche, vous pouvez créer un flux de travail en documentant chaque étape et chaque tâche. La responsabilité d’un workflow peut reposer sur une personne, un groupe, un organisme…

L’analyse du flux de travail est importante pour améliorer l’efficacité. Cela peut réduire les coûts même si des modifications sont apportées.

Quels sont donc les trois objectifs principaux de l’analyse du flux de travail ?

Le premier consiste à expliquer le flux de travail en détail et à le faire connaître de tous. Deuxièmement, il recherche et pointe les domaines qui doivent être améliorés. Troisièmement, l’objectif est de rationaliser les flux de travail grâce à l’automatisation des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée.

Lors de l’analyse d’un flux de travail, il faut non seulement rechercher des documents précis afin de documenter chaque tâche précise car l’objectif est de pousser la tâche vers son achèvement. Il est également important de déterminer où et comment optimiser les processus métier.

Pour aligner, par exemple un ancien processus métier sur vos objectifs commerciaux actuels, il est nécessaire d’analyser le flux de travail, voici quelques recommandations :

-Il faut traiter les questions dans l’ordre. Qui sont les participants et quelles sont leurs responsabilités ? Quelles données le processus génère-t-il ? Analyse du modèle de processus : pourquoi avoir besoin de processus métier ? Quel est le résultat souhaité ? Quel système est utilisé ?

-Effectuer des entretiens individuels avec les employés parties prenantes : interroger les participants qui doivent effectuer certaines tâches dans le cadre de leur processus métier.

-Déterminer les règles opérationnelles : les règles métier créent-elles des obstacles ? Quel était le critère de résiliation ? Les anciennes normes peuvent-elles être éliminées sans impact sur les processus métier ?

-Chercher les goulots d’étranglement : s’il existe un facteur qui provoque un échec au cours du processus, il est important de le trouver. Il peut s’agir d’un employé, d’une organisation de processus ou d’un système spécifique.

-Tenir compte des coûts totaux : le moment est venu d’identifier le coût moyen d’un processus métier et de le comparer si possible au marché actuel. Il faut se concentrer sur les tâches qui génèrent des revenus dans l’entreprise. Étant donné que le but de la mise place de workflow est de limiter la nécessité de refaire le travail, cela va automatiquement réduire les coûts éventuels.

-Quel rôle jouent les départements individuellement et collectivement ? Certains processus métier peuvent être liés à un seul département, ou peuvent s’étendre sur plusieurs départements ou sur tous les départements. Il est intéressant d’utiliser l’analyse du flux de travail pour déterminer si le rôle de chaque service a toujours un sens et s’il existe des tâches au sein d’un service qui peuvent être automatisées.

En conclusion, rien ne sert d’analyser de manière systématique l’ensemble des procédures actuelles au sein de votre organisation et sur les domaines où une amélioration peut être réalisée.

Une étape importante consiste à documenter l’ancien processus de travail du début à la fin. Ceci est l’état actuel et peut inclure des listes de contrôle, des manuels et des commentaires des participants.