Audit / Etude préalable
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DSW Charleroi
6041 Charleroi
Déterminez la pertinence stratégique de vos investissements en gestion documentaire
L’évaluation d’un environnement complexe tel que vos parc d’impression et processus documentaires demande du temps et la connaissance des dernières technologies. En confier l’analyse à un partenaire expérimenté est souvent la meilleure décision stratégique. DSW vous simplifie la tâche grâce à son expertise.
Qu’est-ce qu’un audit documentaire ?
Un audit, ou étude préalable, consiste en l’évaluation de votre environnement d’impression et de vos outils de gestion documentaire, en vue de leur optimisation.
Pourquoi réaliser un audit ? Car les coûts liés à la gestion documentaire augmentent au fil du temps. Il a été démontré que son coût total est ignoré par 90% des entreprises, alors qu’il est estimé entre 6% et 15% du chiffre d’affaire total. Que chaque euro dépensé pour votre équipement en représente dix pour sa gestion, et que le coût annuel de la gestion documentaire par employé se situe entre 600€ et 1200€.
Votre solution ? Le service d’audit – étude préalable de DS Wallonie
Il est donc primordial de se livrer au plus vite à un audit visant à apporter une totale transparence sur ses coûts de gestion documentaire, afin d’y apporter des modifications en cas de frais évitables, ou de prendre les meilleures décisions stratégiques, comme par exemple l’acquisition d’outils de gestion, ou la choix d’externaliser cette dernière à un partenaire expérimenté.
Or, déterminer avec certitude et précision ses TCO (total cost of ownership) et TVO (total value of ownership) s’avère être une tâche compliquée. Afin de vous la faciliter, DSW met à votre disposition son expertise ainsi que les meilleurs outils du marché, afin de procéder ensemble à :
- Une étude quantitative : installation des outils de capture d’informations, recensement de vos équipements (nombre, marques, modèles, MFP ou imprimantes ou fax, A4 ou A3), normes de sécurité (authentification, cryptage, impression protégée, nettoyage du disque dur, journal d’audit, permissions utilisateurs, anti-virus et firewalls, etc.), disposition sur un plan de vos locaux avec calcul des déplacements, volumes d’impression annuel (noir et blanc, couleur, dans différents formats), impact écologique (équivalence en arbres, CO2 en kg/an), etc.
- Une étude qualitative : procédures de maintenance, habitudes d’achat de consommables, utilisation des équipements, gestion des documents, etc.
- Une étude des coûts directs et indirects liés à l’utilisation des équipements et des documents, avec comparaison du coût des machines selon leur type, consommation électrique en Kwh/an, etc.
- La remise d’un rapport d’audit détaillé comprenant nos recommandations quant à l’ensemble des points analysés, avec pour objectifs la diminution des coûts directs, l’installation d’outils de transparence, l’amélioration de la productivité et de l’efficacité du personnel, la mise en place de procédures garantissant la pérennité des mesures prises, l’augmentation de la sécurité, la satisfaction des utilisateurs, la réduction de la consommation et de l’impact écologique, et bien d’autres.