DSW [Services publics]

A l’heure des projets de digitalisation, de la BAEC, de l’eGovernment… comment vous assurer que vos outils et processus documentaires sont adéquats, et restent synonymes de bonne gestion ? Comment estimer en temps réel votre parc d’impression et de numérisation ? Découvrez comment DSW peut vous aider.

Cartes d’identité à puce, biométrie… la technologie fait depuis longtemps son chemin au sein au sein des différents niveaux des pouvoirs locaux (administrations régionales, communes, provinces, intercommunales, CPAS, agences de développement local, sociétés de logement…) dont certains ont historiquement fait figure de précurseurs.

Mais alors, quid du document papier ? Incontournable dans ces carrefours entre le citoyen et l’État, il se décline en courriers, notes, dossiers, pièces administratives… et se compte en tonnes par année, qu’il soit reçu ou généré, qu’il concerne le cadre législatif ou la communication avec les administrés. Par son seul volume, il rend innombrables les bénéfices d’une gestion bien conçue, de son apparition à son archivage final.

Le passage au digital ayant depuis de nombreuses années fait ses preuves en termes de productivité et d’amélioration du service au public, il se révèle une transition indispensable pour toute structure soucieuse de sa bonne gestion, et désireuse d’optimiser le service à la population à l’heure de l’eGovernment, qui propose au citoyen un accès immédiat à ses données et la possibilité d’accomplir à distances des tâches requérant traditionnellement sa présence en l’hôtel de ville.

Cette prise de conscience est désormais actée légalement, notamment avec des projets tels que le BAEC (Banque de données des Actes de l’Etat Civil) qui requiert aux administrations communales de passer au digital pour les actes émis et archivés.

De manière générale, il est essentiel de s’assurer que ces masses de documents trouvent le chemin le plus sûr et rapide vers vos processus, notamment en termes de numérisation, d’indexation et d’intégration à vos systèmes métiers et d’archivage pour une consultation rapide et aisée. A titre d’exemple, le courrier est encore aujourd’hui majoritairement échangé au format papier et reste l’un des postes les plus chronophages pour toute administration publique. Quant aux courriels, s’ils ne nécessitent pas d’étape de dématérialisation, ils doivent néanmoins s’accompagner d’un archivage sécurisé et être soumis à une politique de classement clairement établie, tant dans sa structure que pour les métadonnées à en extraire.

Au-delà des dossiers en cours circulant quotidiennement dans l’organisation, le stockage et l’archivage de ces quantités impressionnantes de documents est souvent synonyme de perte de place, de frais inutiles en raison de la faible valeur ajoutée de l’espace alloué, de temps perdu en recherche de documents (jusqu’à 50% du travail d’un employé selon des études spécialisées), de faible productivité (peu de collaboration et retards en raison de dossiers papier consultables par une seule personne à la fois) et de risques de pertes liés à la consultation physique ou aux endommagements accidentels.

La bonne gestion n’impacte pas que la place du papier au sein de la productivité d’une collectivité, mais également le souci d’éviter tout gâchis tant pécuniaire qu’écologique.

Or, des investissements de taille peuvent à terme représenter d’importants manques à gagner pour différentes raisons, qu’ils se dévaluent avec le temps, ne correspondent plus à l’évolution de votre structure, ou présentent une complexité intrinsèque ou d’utilisation telle qu’ils permettent difficilement d’en avoir une vue détaillée et en temps réel, rendant impossible la réallocation ou la refacturation de certains frais qui devraient l’être. C’est typiquement le cas de votre parc d’impression, par définition multi-utilisateurs et/ou multi-départements.

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